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Cycles de travail

Afin de m’organiser et de me concentrer, j’ai mis en place des cycles de travail. Un cycle de travail se déroule sur une période de six semaines et est composé d’un ensemble de plus ou moins trois objectifs que je me fixe en début de cycle. À partir de ces objectifs, je peux ainsi définir le travail que je vais effectuer durant les six semaines.

Plus concrêtement, pour le cycle courant du lundi 25 février au dimanche 7 avril 2019, je me suis fixé les objectifs suivants :

  1. mettre mon site « next » en production (fait) ;
  2. publier un « Code of Conduct » pour Sud Web ;
  3. ouvrir la plateforme des Grenopolitains.

À partir de ces objectifs, je définis le nombre de jours que je souhaite passer pour chacune des activités. Ainsi, sur 42 jours à disposition (7 jours x 6 semaines) j’en ai attribué 4 au premier, 10 au second et 4 au dernier objectif. Il me reste donc 24 jours que je peux ensuite répartir de manière plus tranquille entre du repos et d’autres activités annexes (de l’administratif, Framasoft, les Ergogames ou les sites de mon frère et de mes parents).

Outil

Afin de garder trace de ce que je fais et d’avoir une vue d’ensemble de l’année à venir, j’utilise un tableur (à l’ancienne 😄). Je fournis un fichier d’exemple vide mais celui-ci risque d’être un peu obscur, je recommande de créer le sien propre pour l’adapter au mieux à sa façon de travailler.

Prévision sur l’année

Dans ce fichier on note que j’essaye de visualiser à haut-niveau ce que sera mon activité sur l’année. Je ne rentre pas dans le détail, mais cela me permet de prévoir les évènements suffisamment tôt. Par exemple, si je sais qu’il me faut faire rentrer de l’argent d’ici la fin de l’année, je vais prévoir de vendre une prestation plusieurs mois à l’avance. Ou concernant Sud Web qui se déroulera les 24 et 25 mai, je sais que mes jours se concentreront avant ces dates mais plus rien après.

Ces prévisions peuvent évidemment fluctuer d’un jour à l’autre, il serait absurde de figer des prévisions aussi peu précises.

Prévision du cycle

En début de chaque cycle, je fais un point plus précis sur la répartition de mes activités sur les six prochaines semaines. Je vérifie d’abord que le nombre de jours attribués me convient, puis je crée une nouvelle feuille en copiant le « template ».

Je remplis ensuite la feuille en indiquant pour chaque jour l’activité que je prévois. Je fais attention à prendre en compte les jours « spéciaux ». Par exemple les 16 et 17 mars, je devais être à Toulouse pour Sud Web. Cela faisait donc évidemment deux jours qui ne pouvaient pas être affectés à autre chose. Mais comme je partais la veille et que je passais au minimum 6h dans les transports, j’ai pris en compte que je ne ferais pas grand chose d’autre de cette journée.

Là encore, il s’agit d’un prévisionnel que je n’hésite pas à faire évoluer. Je peux être malade, je peux ne pas être motivé, je peux avoir envie de profiter du soleil, etc. Je garde en tête que ces prévisions sont là pour m’aider à m’organiser, pas pour me mettre des barrières.

Prévisionnel versus réel

Afin de pouvoir comparer ce que j’ai prévu et ce que j’ai réellement fait, je garde une trace des deux activités, que ce soit dans la feuille à l’année ou dans les feuilles de cycles. Cela me permet d’une part de pouvoir ajuster le prévisionnel (ex. si je prévois 4 jours pour la mise en ligne de mon site et que j’en ai consommé 3 pour seulement 1 prévu à un instant T, je sais que les 3 prévus plus tard ne sont plus qu’1… ou que je dois prévoir plus de jours). D’autre part, cela me donne des indications en fin de cycle si je tombe loin de mes prévisions ou non. Si je suis effectivement loin, cela veut dire que ma façon de prévoir n’est pas adaptée et je vais chercher à m’améliorer.

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