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Kunlabori

Kunlabori, "coopérer" en Espéranto, est le nom d’un projet de partage de mes processus de travail. Je l’avais initié sous forme d’un wiki dans l’idée de permettre à tout le monde d’y contribuer, mais comme il s’agit de mes propres méthodes cela n’aurait pas de sens car les améliorations doivent répondre à des problèmes que je rencontre moi-même. Le contenu du site en revanche est sous licence CC BY 4.0. Les sources sont celles de mon site initial, disponibles sur Framagit.

Bienvenue donc sur Kunlabori, j’espère que sa lecture vous sera utile.
-- Marien

Cycles de travail

Afin de m’organiser et de me concentrer, j’ai mis en place des cycles de travail. Un cycle de travail se déroule sur une période de six semaines et est composé d’un ensemble de plus ou moins trois objectifs que je me fixe en début de cycle. À partir de ces objectifs, je peux ainsi définir le travail que je vais effectuer durant les six semaines.

Plus concrêtement, pour le cycle courant du lundi 25 février au dimanche 7 avril 2019, je me suis fixé les objectifs suivants :

  1. mettre mon site « next » en production (fait) ;
  2. publier un « Code of Conduct » pour Sud Web ;
  3. ouvrir la plateforme sur laquelle je bosse depuis décembre mais dont je ne peux pas (encore) parler.

À partir de ces objectifs, je définis le nombre de jours que je souhaite passer pour chacune des activités. Ainsi, sur 42 jours à disposition (7 jours x 6 semaines) j’en ai attribué 4 au premier, 10 au second et 4 au dernier objectif. Il me reste donc 24 jours que je peux ensuite répartir de manière plus tranquille entre du repos et d’autres activités annexes (de l’administratif, Framasoft, les Ergogames ou les sites de mon frère et de mes parents).

Outil

Afin de garder trace de ce que je fais et d’avoir une vue d’ensemble de l’année à venir, j’utilise un tableur (à l’ancienne 😄). Je fournis un fichier d’exemple vide mais celui-ci risque d’être un peu obscur, je recommande de créer le sien propre pour l’adapter au mieux à sa façon de travailler.

Prévision sur l’année

Dans ce fichier on note que j’essaye de visualiser à haut-niveau ce que sera mon activité sur l’année. Je ne rentre pas dans le détail, mais cela me permet de prévoir les évènements suffisamment tôt. Par exemple, si je sais qu’il me faut faire rentrer de l’argent d’ici la fin de l’année, je vais prévoir de vendre une prestation plusieurs mois à l’avance. Ou concernant Sud Web qui se déroulera les 24 et 25 mai, je sais que mes jours se concentreront avant ces dates mais plus rien après.

Ces prévisions peuvent évidemment fluctuer d’un jour à l’autre, il serait absurde de figer des prévisions aussi peu précises.

Prévision du cycle

En début de chaque cycle, je fais un point plus précis sur la répartition de mes activités sur les six prochaines semaines. Je vérifie d’abord que le nombre de jours attribués me convient, puis je crée une nouvelle feuille en copiant le « template ».

Je remplis ensuite la feuille en indiquant pour chaque jour l’activité que je prévois. Je fais attention à prendre en compte les jours « spéciaux ». Par exemple les 16 et 17 mars, je devais être à Toulouse pour Sud Web. Cela faisait donc évidemment deux jours qui ne pouvaient pas être affectés à autre chose. Mais comme je partais la veille et que je passais au minimum 6h dans les transports, j’ai pris en compte que je ne ferais pas grand chose d’autre de cette journée.

Là encore, il s’agit d’un prévisionnel que je n’hésite pas à faire évoluer. Je peux être malade, je peux ne pas être motivé, je peux avoir envie de profiter du soleil, etc. Je garde en tête que ces prévisions sont là pour m’aider à m’organiser, pas pour me mettre des barrières.

Prévisionnel versus réel

Afin de pouvoir comparer ce que j’ai prévu et ce que j’ai réellement fait, je garde une trace des deux activités, que ce soit dans la feuille à l’année ou dans les feuilles de cycles. Cela me permet d’une part de pouvoir ajuster le prévisionnel (ex. si je prévois 4 jours pour la mise en ligne de mon site et que j’en ai consommé 3 pour seulement 1 prévu à un instant T, je sais que les 3 prévus plus tard ne sont plus qu’1… ou que je dois prévoir plus de jours). D’autre part, cela me donne des indications en fin de cycle si je tombe loin de mes prévisions ou non. Si je suis effectivement loin, cela veut dire que ma façon de prévoir n’est pas adaptée et je vais chercher à m’améliorer.

Administratif

Au début de ce système, j’ai décidé de consacrer 1 jour par semaine à de l’administratif. Ce jour est dédié à faire le point sur mes comptes, suivre ma consommation d’électricité et à mettre à jour mon document de suivi de cycles (celui présenté juste au-dessus). Ces activités me prennent à tout casser 30 minutes auxquelles on peut ajouter un temps variable en fonction de si j’ai des papiers à trier, des mails auxquels répondre, etc. J’ai toutefois très vite réalisé qu’une journée complète était peut-être un peu trop. J’ai donc intégré dans cette journée la mise à jour de ce site (Kunlabori) pour me forcer à le faire vivre.

Rétrospective

En fin de cycle, je me prends une journée complète pour faire le point sur ce qui a fonctionné et pas fonctionné durant les six semaines passées. Cette rétrospective est évidemment inspirée de celles des méthodes agiles.

Je commence par me trouver un coin tranquille, que ça soit chez moi (facile) ou à l’extérieur (un parc, en montagne, etc.), le but étant d’allier cette rétrospective à un moment de détente et qui me fasse envie (c’est-à-dire que je sois dans l’attente de ce moment).

Je note ensuite sur une feuille les différents éléments qui ont bien marché durant le cycle et ceux qui n’ont pas bien fonctionné ou qui me laissent un sentiment mitigé. Je fonctionne sans me brider, je note tout ce qui me passe par la tête, même (surtout ?) si ce n’est pas lié à du travail. Je me laisse tout le temps qu’il me faut pour cela, je veux avant tout me vider l’esprit et avoir un maximum d’éléments sous les yeux.

De cette liste de points (négatifs et positifs), j’essaye de dégager des catégories (par exemple, j’ai fait émerger les catégories « Sociabilisation », « Organisation » et « Connexion » lors de ma dernière rétrospective). Fidèle à moi-même, je tente de me limiter à trois. Je rattache ensuite chacun des points à l’une de ces catégories et je surligne les positifs pour les distinguer des autres. Cette distinction me permet de visualiser si une catégorie se détache en particulier. Par exemple la dernière fois, ma catégorie « Organisation » ne contenait quasiment que des points positifs et seulement un négatif, j’ai donc considéré que je n’avais pas à m’en soucier particulièrement et que je verrais la fois d’après si le point revenait.

Enfin, en me basant sur les problèmes que j’ai identifiés, je décide d’actions claires (il ne faut pas que je me pose la question de comment la mettre en place) et de préférence radicale si elle répond un problème que j’ai réellement du mal à résoudre. Par exemple, comme j’avais tendance à perdre mon temps en journée sur les réseaux sociaux, j’ai installé un module Firefox qui me bloque l’accès à certains sites à des heures que j’ai définies moi-même. Au bout d’un mois je confirme que ça fonctionne très bien !

Conclusion

Ce système peut paraître lourd présenté comme ça, mais cela ne me prend réellement que peu de temps pour le faire vivre. Comme je l’ai imaginé au fil de l’eau, tout cela me vient très naturellement et je sais pourquoi je fais telle ou telle chose. Mais forcément, tenter de verbaliser un processus naturel rend la chose tout de suite plus complexe. C’est pourquoi je ne précaunise pas le fait d’appliquer une méthode (quelle qu’elle soit) à la lettre. Peut-être même ne ressentez-vous pas un besoin particulier de vous organiser et c’est très bien ainsi ! Si toutefois, comme moi, vous avez ce besoin, je vous conseille de faire le point sur votre façon de fonctionner à un instant T et de tenter d’identifier ce dont vous avez besoin.

Budget

Ayant travaillé durant plusieurs années en tant que développeur, je n’ai pas eu à trop me soucier de mes dépenses car disposant d’un salaire bien supérieur à mes dépenses. Mon passage au chômage m’a forcé à être plus vigilant. Si le montant de mes allocations reste confortable, j’ai décidé de mieux surveiller mes dépenses. C’est une manière de ne pas dilapider mon argent dans n’importe quoi.

Je parle bien ici d’un budget personnel. Je suis donc un peu moins rigoureux que ce que je pourrais être pour un budget professionnel, notamment au niveau de la catégorisation.

Outils

Pour ce faire, je dispose de deux outils :

Il n’existe pas d’instance public de Kresus à ma connaissance donc il est soit nécessaire de l’héberger soi-même, soit de se faire héberger par une âme charitable, soit de se passer de Kresus (ce qui est sans aucun doute faisable, juste un peu plus pénible).

Concernant le tableur, vous pouvez télécharger mon fichier d’exemple (notez qu’il ne s’agit pas de véritables valeurs). Je conseille toutefois de vous créer le vôtre propre, ça facilite la prise en main.

Si je n’utilise pas Kresus pour gérer mon budget prévisionnel c’est qu’il ne permet pas d’avoir une vue à l’année et que les jauges utilisées pour visualiser l’avancement du budget ne me sont très claires à moins d’un effort mental pour comprendre leur signification. Aussi un tableur est bien plus flexible et me permet d’ajouter des informations supplémentaires.

Initialisation du tableur

Pour initialiser le fichier, j’ai procédé en plusieurs étapes :

  1. j’ai précisé les dépenses mensuelles de base que je connaissais (loyer, électricité, téléphone, etc.) ;
  2. j’ai estimé une moyenne mensuelle pour les dépenses variables (alimentation, déplacements, soirées, etc.) en me basant sur mes dépenses des mois précédents ;
  3. j’ai épluché mes dépenses pour retrouver les frais mensuels éparpillés (abonnements, assurances, serveurs / noms de domaine, chèques faits aux producteurs de mon AMAP) ;
  4. j’ai ensuite estimé les frais supplémentaires, souvent occasionnels, afin de compléter mes dépenses ;
  5. j’ai finalement calculé un montant que je peux mettre de côté tous les mois en prévision de futurs coups durs.

Bénéfices

Les bénéfices d’un tel tableur sont multiples :

Mise à jour

Le tableur n’a d’utilité que s’il colle à la réalité, pour cela il est nécessaire de le maintenir à jour le plus souvent possible. Pour cela, j’ai pour habitude de me réserver une journée complète par semaine dédiée exclusivement aux tâches administratives (en vérité, 10 minutes suffisent largement pour le budget).

Pour mettre le document à jour je procède là encore en plusieurs étapes :

  1. je récupère tous les tickets de caisse récoltés la semaine passée ;
  2. je vérifie que leur montant apparait bien dans Kresus et les catégorise ;
  3. je vérifie que les montants qui ne correspondent pas à des tickets de caisse sont « légitimes » ;
  4. j’ajoute les dépenses dans le tableur ;
  5. je vérifie que je reste dans les clous de mon budget prévisionnel et j’adapte mon comportement pour le reste du mois dans le cas contraire ;
  6. si je me rends compte que je vais passer dans le rouge, je me fais un virement personnel depuis mon livret d’épargne.

Par ailleurs je précise que je fonctionne différemment en fonction des revenus et des dépenses dont j’ai connaissance mais qui n’ont pas encore été débitées ou créditées. S’il s’agit d’une dépense, je l’ajoute au tableur car c’est une dépense prévue. S’il s’agit d’un revenu (à l’exception notable du salaire), comme un remboursement par exemple, je ne l’ajoute qu’une fois que l’opération apparaît sur mon compte car il existe un risque que cet argent n’arrive jamais ; cela évite de prévoir des choses sur du vent.